Interview: Q&A over de Go Live van Copperleaf Portfolio bij Elia groep (Dutch)

De Copperleaf^® Decision Analytics oplossing is nu live bij Elia, de beheerder van het hoogspanningsnet in België. Dimitri Coletti, Portfolio Analist bij Elia, en Zena Tulemat, Consultant bij Copperleaf, delen hun gedachten over het implementatieproces en hoe Copperleaf’s oplossing Elia zal helpen in haar asset management traject.

Kunt u iets vertellen over uw rollen?

Dimitri: “Ik ben lid van Elia’s Portfolio Management Office (PMO) en de projectleider van de Copperleaf-implementatie. Een belangrijk onderdeel van mijn rol is het beheren van inkoopprognoses en IT-gerelateerde implementaties.

Ons doel in het PMO is om een ​​realistische en optimale investeringsportefeuille te creëren voor de komende 10 jaar waarin zowel noodzakelijke netuitbreidingen als de vervanging van bestaande activa worden aangepakt. Om dit te doen, moeten we heel wat gegevens en input van verschillende afdelingen binnen Elia verzamelen, verwerken en analyseren.”

Zena: “Als onderdeel van het Customer Experience (CX)-team van Copperleaf heb ik vanaf het begin van de implementatie tot de livegang nauw samengewerkt met het Elia-team. We werkten samen in process mapping-workshops om hun huidige planningsprocessen vast te leggen en hun gewenste toekomstige staat te vertalen in een reeks vereisten die we konden systematiseren als onderdeel van de implementatie.. We hebben ook trainingssessies gegeven om gebruikers te helpen zo snel mogelijk vertrouwd te raken met het nieuwe systeem.”

Wat waren uw belangrijkste doelen voor dit project?

Dimitri: “Elia heeft grote ambities en uitdagingen voor zijn netinfrastructuurprojecten. Als gevolg hiervan is het stellen van prioriteiten en het plannen van investeringen steeds complexer geworden. Er moet met veel factoren rekening worden gehouden om te komen tot een haalbare investeringsportefeuille die aansluit bij onze strategische doelstellingen. Ook moet er rekening gehouden worden hoe onze beschikbare middelen op de meest optimale manier gebruikt kunnen worden. Er moet bijvoorbeeld financiering beschikbaar zijn, kosten moeten worden beheerst en vervangingen moeten tijdig worden gedaan om het risico onder controle te houden. Er is ook een grens aan het aantal mensen dat projectmanagement, engineering, inbedrijfstelling en andere taken kan uitvoeren, en de markt moet in staat zijn om de benodigde materialen en aannemers te leveren. Ons doel is om stabiliteit te bieden in onze investeringsplannen, onze verplichtingen jegens klanten te respecteren en in flexibiliteit, om met onzekerheden om te gaan.

Nu de energietransitie versnelt, is het nodig om meer geavanceerde scenario- en gevoeligheidsanalyses uit te voeren die rekening houden met meerdere beperkingen. Dit is niet meer mogelijk in Excel. Voor deze geavanceerde berekeningen hadden we een geavanceerdere en krachtigere tool nodig. Daarom koos Elia groep voor Copperleaf Portfolio™.

Dit jaar zal Copperleaf Portfolio voor het eerst worden gebruikt bij de arbitrage van de infrastructuurportefeuille van Elia, en om de evolutie daarna op te volgen en te controleren.”

Nu de energietransitie versnelt, is het nodig om meer geavanceerde scenario—en gevoeligheidsanalyses uit te voeren die rekening houden met meerdere beperkingen. Dit is niet meer mogelijk in Excel. Voor deze geavanceerde berekeningen hadden we een meer geavanceerde en krachtigere tool nodig. Daarom koos Elia groep voor Copperleaf Portfolio.

Dimitri Coletti
Portefeuille-analist
Elia groep

Is er iets unieks dat Elia doet met de Copperleaf-oplossing?

Dimitri: “De Copperleaf-oplossing zal de meest waardevolle portfolio identificeren met respect voor projectafhankelijkheden en verschillende beperkingen. Het integreert ook informatie uit onze verschillende andere IT-tools, zoals MS Projects, SAP en Excel.”

Zena: “Elia heeft een set van complexe project afhankelijkheden waarmee rekening moet gehouden worden tijdens hun portfolio planning proces. Om aan deze behoefte te voldoen heeft Copperleaf een nieuwe functionaliteit ontwikkeld die de mogelijkheid biedt om complexe tijd-afhankelijkheidsregels te definiëren tussen verschillende projecten gebaseerd op hun mijlpalen of specifieke bestedingen. Deze ‘mijlpaal afhankelijkheid’ functionaliteit was zo waardevol dat we besloten hebben om het op te nemen in ons standaard product, zodat alle Copperleaf klanten kunnen profiteren van deze innovatie.”

Wat waren de belangrijkste dingen die volgens jou het project tot een succes hebben gemaakt?

Dimitri: “Het project was erg goed gestructureerd. Copperleaf leidde een reeks workshops om ons te helpen bij het definiëren en ontwerpen van de oplossing die we nodig hadden, gevolgd door trainingssessies met ‘echte’ testgegevens die ons in staat stelden om meer vertrouwd te raken met de software. Copperleaf zorgde voor gebruikershandleidingen met systematische aanwijzingen die zijn aangepast om onze unieke processen weer te geven.

De trainingssessies werden gevolgd door een week van gebruikersacceptatietests: testcases werden van tevoren voorbereid en het scenario dat we moesten volgen, was goed gedefinieerd. Na elke testdag hadden we een afsluitende sessie om na te denken over de tests die we hadden uitgevoerd en om de resultaten te bespreken.

Toen kwam het moment: na twee weken succesvol trainen en testen konden we LIVE GAAN!

Vanaf het begin was het duidelijk dat het Copperleaf-team (James Burberry, Zena Tulemat en Carsten Kessler) altijd gefocust was op klanttevredenheid en het succes van het project. Ze deden echt hun best om onze processen en zakelijke behoeften te begrijpen.

Het is jammer dat we deze prestatie niet persoonlijk met het hele team konden vieren vanwege COVID-beperkingen, maar toch hebben we het project voltooid zoals gepland, ondanks de uitdagende tijden. ”

Zena: “We hebben de Copperleaf-oplossing met succes geïmplementeerd bij 50 Hertz, een bedrijf van de Elia Groep, in 2020. Het was daarom veel gemakkelijker om de planningsprocessen van Elia te begrijpen en we konden de lessen die we uit het vorige project hebben geleerd in overweging nemen.

Het kernteam van Elia – bestaande uit het PMO, het projectmanagementbureau en het IT-team – werkte zo goed samen en was gemakkelijk om mee samen te werken. Bovendien werd de implementatie ondersteund door een team van bedrijfsanalisten van Elia, die een belangrijke rol speelden om ervoor te zorgen dat we alle zakelijke behoeften van Elia vastlegden.”

Elia zal de consistentie van het planningsproces in de hele organisatie vergroten. De Copperleaf-oplossing zal ook de transparantie gedurende de levenscyclus van de portefeuilleplanning verbeteren door ervoor te zorgen dat alle investeringsbeslissingen gebaseerd zijn op één bron van de waarheid.

Zena Tulemat
Consultant
Copperleaf

Wat zijn de belangrijkste voordelen die Elia zal realiseren door de implementatie van Copperleaf Portfolio?

Dimitri: ” Doorbreken van de grenzen van onze huidige tools en processen! De belangrijkste voordelen zijn:

• Portfolio-optimalisatie: De mogelijkheid om tegelijkertijd portefeuille-oefeningen met meerdere beperkingen uit te voeren en snelle scenario- en gevoeligheidsanalyses op de portefeuille uit te voeren, is een aanzienlijke verbetering.. Het zal ons ook helpen de kwaliteit en transparantie van onze gegevens te verbeteren, die zich nu in één systeem bevinden.
• Doorlopende planning: In staat zijn om de huidige portefeuille van infrastructuurprojecten op te volgen door de geplande en werkelijke prestaties van alle projecten te vergelijken.”

Zena: “Elia zal de consistentie binnen het planningsproces in de hele organisatie vergroten. De Copperleaf-oplossing zal ook de transparantie vergroten in de hele levenscyclus van de portefeuilleplanning door ervoor te zorgen dat alle investeringsbeslissingen gebaseerd zijn op één bron van de waarheid.”

Vanwege COVID-19 moesten we overschakelen naar implementatie op afstand. Hoe heb je dat proces gevonden?

Dimitri: “Het project verliep zoals gepland. We hadden wekelijkse gesprekken om de voortgang te bespreken en eventuele problemen aan te pakken. Het meest kritieke onderdeel naar mijn mening waren de workshops, die goed georganiseerd en collaboratief waren. Bovendien was Copperleaf altijd beschikbaar wanneer we vragen hadden of onderwerpen wilden bespreken, gedurende het hele project.”

Zena: “Hoewel we elkaar nooit persoonlijk hebben ontmoet, was er al vroeg in het project een gevoel van collegialiteit. Vanaf het begin was er een duidelijk plan, waardoor iedereen wist wat er werd verwacht, en onze wekelijkse vergaderingen zorgden ervoor dat we gedurende het hele project op één lijn zaten.

Ik hoop echt dat we elkaar ooit persoonlijk ontmoeten om onze succesvolle implementatie samen te vieren!”

Welk woord zou je gebruiken om te beschrijven hoe het was om met Copperleaf te werken?

Dimitri: “Positieve samenwerking”